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  • 2009-11-02
  • 第60期

時間管理》拒絕浪費時間

  • 整理‧撰文 / 齊立文

時間是最匱乏的資源,若無法管理時間,就絕對無法管理其他任何事。」彼得‧杜拉克(Peter Drucker)指出,時間的供給毫無彈性可言,無論需求何其龐大,供給也不會跟著增加。因此,致力於追求工作成效的經理人深知「認識你的時間」(Know Thy Time)的重要性。他將「如何有效管理時間」,拆成4個部分加以說明:
■1 找出占用時間的根源:經理人必須處理的事情很多,包括出席社交活動、與組織成員溝通其工作目標、制定人事決策,以及因應環境的迅速變遷,靈活彈性地推動變革與創新等等。

正因為上述活動均需要耗費相當時間,才能做得好,所以經理人必須隨時警覺:自己實際上可用於追求成效、做出貢獻的時間,極其有限。

■2 診斷時間的分配及應用:「人類本來就不擅長管理時間,」杜拉克反覆強調,人們對於自己時間的支配,經常會產生「錯覺」,自以為運用得當。他曾經請某公司董事長,根據自己的想法及記憶,寫下他的時間支配情形,得到的結果是:三分之一用於與公司
主管互動、三分之一用於與重要顧客往來、三分之一用於社交活動。

在此同時,杜拉克也請該名董事長的祕書,依據老闆「實際從事的活動」,連續記錄6星期。結果呢?董事長根本沒花什麼時間在那3件「他自以為」的事情上,反而是經常打電話給各個生產部門,督促他們趕緊為與董事長有私交的客戶發貨,打亂了生產節奏,
造成工作延遲。

因此,杜拉克建議,經理人如欲掌握及管理每日時間的使用情形,必須採行以下兩個步驟。

Step1即時記錄時間的實際使用情形:無論是自行記錄或請他人協助,重點在於記下自己每個時間點上實際從事的活動,而且必須「即時」(real time;實際發生事情的當刻)記錄,不可根據事後記憶。

杜拉克指出,做事有成效的經理人,每年至少會進行兩次這種自我記錄,每次約持續3∼4星期,並依據這份紀錄來檢討與重新安排每日、每月的活動時程。

Step2排除浪費時間的活動:為找出哪些事情或活動,根本毫無生產性可言、只是徒然浪費時間,並設法加以減少或消除,經理人必須自問以下3個問題:

(1)「如果完全不做這些事,會發生什麼後果?」答案若是「沒有影響」,就立即停止。類似這種不做也無關緊要的事,根本就是浪費時間,自然不容許出現在經理人的時間表裡,搶占珍貴稀少的時間資源。

有個一年到頭幾乎每晚都要應酬的董事長,在檢討自己的行程後發現,其實有三分之一的聚餐根本無須公司主管出席,更別說有些場合的主辦單位只是禮貌性地邀請,其實不歡迎、也不預期他的光臨。

(2)「在我的時間紀錄表上,哪些活動是交給其他人做,也能做得一樣好或更好的?」上述那位董事長進一步發現,他有另外三分之一的餐敘應酬,只需其他主管出席即可。

(3)第三個問題,是經理人應向部屬提出:「在我(經理人)所做的事情當中,有哪些事對你(部屬)的工作成效根本毫無貢獻,純粹只是浪費你的時間?」經理人必須節制自己,避免讓部屬做白工或從事對組織沒有貢獻的事。

例如,除非有必要,否則主管應避免動輒召集全員開會。比較理想的做法是,會前發出通知,說明哪幾位成員將於何時、何地、就哪個議題展開討論,自認有必要出席者,歡迎列席。至於未能出席者,會後將收到完整會議紀錄,並歡迎他們表達意見。

■3 剷除組織導致的時間耗損:有些情況下,時間的浪費是導因於組織的管理拙劣或架構有缺陷:

(1)反覆發生緊急狀態(recurrent crisis):照英文字面翻譯,就是一種危機重複發生兩次以上。杜拉克認為,「反覆發生的危機是經理人辦事不力的表現」,可能是缺乏有系統的工作方法或長遠規畫。

(2)人員太多:組織內一旦人員過剩,就可能會妨礙工作成效,因為人們必須花愈多時間在「溝通」,而非用於執行任務。杜拉克說,一旦高階主管必須撥出特定時間(例如10%)用於「人際」問題上,解決人與人之間的糾紛、摩擦,或調整工作上的地盤爭奪及互相合作等問題,大致就可研判組織的人員過剩。

(3)會議過多:當時間紀錄表顯示,組織成員有四分之一或更多時間用於開會,那麼該組織在結構設計上一定有問題。

(4)資訊機能不建全:這可劃分為兩種情形,一種是內部資訊不夠暢通透明,各部門無法同步或即時更新;另一種則是資訊的呈現方式不夠簡明實用,例如會計部門做出的報表,無法為業務部門所用,後者又必須花時間重新理解及詮釋。

■4 化零為整,合併「自由時間」:再怎麼懂得管理時間的經理人,也不得不把每天至少一半的時間,花費於不甚重要、價值不高,但又非親自處理不可的事情上。然而,我們同時也知道,做事情要獲得最低限度的成效,一定得花費「相當一段時間」。

杜拉克堅決主張,要把一件事做到「大致完成初稿」的階段,至少需要「連續幾個小時」的時間,零碎片段(例如,每天兩次、一次15分鐘,最後湊滿幾小時)根本無濟於事。所以經理人會設法擠出完整時段,或將幾個片段合併成一段完整時間。

有些人會設法在一星期中,留一天在家工作;有人會將所有日常事務集中在特定兩天,其餘幾天上午不許打擾,留做重要事務;還有人則是寧可早起,在上班前給自己90分鐘的獨處時間。

要把時間管理好,並不是做一次時間紀錄與分析就夠,因為各式各樣人事物隨時都有可能入侵經理人的時間表,所以每隔一段時間,就要為自己的時間做診斷。

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